Внедрение системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) VK HR Tek в инфраструктуру производственного предприятия
Профиль Заказчика и проблема
Заказчик - производственное предприятие с филиалами в регионах РФ и численностью сотрудников более 320 человек.
Проблема - необходимость перехода к безбумажному юридически значимому документообороту с сотрудниками через внедрение системы КЭДО.
Ожидаемый результат - повысить прозрачность и скорость оформления кадровых документов, сократить операционные издержки и минимизировать риски, связанные с хранением бумажных архивов.
Ранее в компании кадровые документы оформлялись преимущественно в бумажном виде, что затрудняло контроль процессов, требовало затрат на логистику и архивное хранение. Возникла необходимость выбрать проверенное решение от российского разработчика, соответствующее требованиям законодательства и обладающее готовыми интеграциями с кадровыми системами.
Причины выбора решения
После оценки альтернативных вариантов была выбрана платформа VK HR Tek как единое решение для КЭДО.<.p>
Выбор был обусловлен:
- соответствием требованиям 122-ФЗ и трудового законодательства РФ;
- готовыми модулями для интеграции с кадровой и учетной системой 1С:ЗУП;
- простым интерфейсом для сотрудников без необходимости установки дополнительного ПО;
- наличием квалифицированной электронной подписи от аккредитованного УЦ;
- облачной архитектурой и безопасным хранением подписанных документов.
На этапе пилотного внедрения решение VK HR Tek показало стабильную работу, высокую адаптивность под процессы компании и положительные отклики от HR-службы.
Ключевыми факторами выбора стали:
- высокая скорость запуска (менее 6 недель от начала проекта до продуктивной среды);
- интуитивно понятный интерфейс для пользователей;
- гибкие настройки маршрутов согласования;
- наличие технической поддержки и методологического сопровождения со стороны команды VK HR Tek.
Реализация проекта
Проект реализовывался поэтапно:
- Пилот на 100 сотрудников: оформление отпусков, графики отпусков, изменение оклада, справка-2НДФЛ, прием на работу и трудовых договоров в электронном виде.
- Интеграция с 1С: подключение модуля КЭДО к 1С:ЗУП для автоматического формирования, отправки и отслеживания статуса документов.
- Обучение пользователей: проведение вебинаров и выпуск инструкций по работе в системе.
- Масштабирование: запуск КЭДО на всю группу компаний (более 600 сотрудников), в том числе филиалы.
Результаты реализации проекта
- Более 85% сотрудников подключились к КЭДО и подписывают документы через VK HR Tek.
- Сокращено более 70% бумажного документооборота по кадрам.
- Среднее время оформления отпусков и заявлений сократилось с 3 рабочих дней до 1 часа.
- Повышена прозрачность процессов и контроль статусов документов.
- Снижение затрат на печать, логистику и хранение на 30%.
Отзыв заказчика
Мы стремимся внедрять современные отечественные цифровые решения в ключевые процессы компании. КЭДО VK HR Tek позволил нам перейти к более прозрачному, быстрому и удобному формату взаимодействия с сотрудниками. Развернутый в NAUKA LAB пилотный проект на десятки пользователей показал преимущества данного решения. Отдельно отметим экспертную поддержку со стороны команды проекта, а также удобство и понятность интерфейса. Проект был выполнен качественно и в сжатые сроки.